Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty Cổ phần

1. Trụ sở của doanh nghiệp: 

Doanh nghiệp có quyền lựa chọn địa điểm đặt trụ sở trên lãnh thổ Việt Nam, nhưng cần lưu ý: 

• Địa chỉ phải rõ ràng: Bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận /huyện, tỉnh/thành phố.
• Không được đặt tại: 

-  Nhà tập thể, chung cư chỉ có chức năng để ở.

-  Đất nông nghiệp hoặc các khu vực không được phép sử dụng làm trụ sở theo quy định tại Luật Nhà ở 2014 và Luật Đất đai 2013. 

2. Quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần: 

Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thay đổi trụ sở chính của công ty Cổ phần được tiến hành như sau: 

Bước 1: Thay đổi cơ quan thuế quản lý: 

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, trước khi chuyển trụ sở sang quận/huyện/tỉnh khác, công ty phải nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế để tiến hành chốt thuế với cơ quan quản lý thuế cũ.

*Lưu ý: Thủ tục này chỉ áp dụng cho trường hợp đổi trụ sở chính từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác. Nếu địa chỉ mới của trụ sở vẫn thuộc cơ quan thuế cũ quản lý thì doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 2: Thay đổi địa chỉ trụ sở chinh của công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký kinh doanh: 

(i) Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi trụ sở bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi trụ sở chính của công ty cổ phần;
• Quyết định và bản sao Biên bản họp do Đại hội đồng cổ đông tổ chức về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính;
• Nếu người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền: Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.

(ii) Cơ quan giải quyết: 

• Cơ quan giải quyết: Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành nơi công ty đặt trụ sở.
• Thời gian: 03 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng ĐKKD nhận được hồ sơ.

(iii) Nhận kết quả và Nộp phí, lệ phí: 

• Nhận kết quả: Công ty có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKT hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Đối với công ty tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, bắt buộc phải nhận kết quả bằng hình thức chuyển phát (Thay vì đến trực tiếp Sở Kế hoạch và Đầu tư lấy kết quả như trước).
• Phí, lệ phí: Nộp các phí, Lệ phí theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC như sau: 

Bước 3: Thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Chỉ áp dụng với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) 

• Doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện và hồ sơ để nộp tại: Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu kinh tế để tiến hành Điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư.

3. Các thủ tục cần làm sau khi đổi địa chỉ trụ sở: 

• Cập nhật thông tin trên chữ ký số 
• Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử
• Thay đổi con dấu công ty 
• Cập nhật địa chỉ với cơ quan bảo hiểm xã hội 

4. Mức phạt khi chậm thay đổi địa chỉ trụ sở: 

Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải cập nhật địa chỉ trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Nếu không, sẽ bị phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP:

• Trễ 1 - 10 ngày: Cảnh cáo.
• Trễ 11 - 30 ngày: Phạt 3 - 5 triệu đồng.
• Trễ 31 - 90 ngày: Phạt 5 - 10 triệu đồng.
• Trễ trên 91 ngày: Phạt 10 - 20 triệu đồng.
• Không đăng ký thay đổi: Phạt 20 - 30 triệu đồng.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty không phức tạp, nhưng cần đảm bảo đúng quy định về thuế và pháp lý. Nếu cần tư vấn hoặc hỗ trợ, liên hệ GPLaw để được hướng dẫn chi tiết.