Quy trình, thủ tục thay đổi tên Công ty Cổ phần

Dưới đây là những quy trình, thủ tục khi thay đổi tên Công ty Cổ phần: 

1. Điều kiện khi đặt tên Công ty cổ phần: 

Khi có nhu cầu thay đổi tên doanh nghiệp, công ty cần tuân thủ các quy định theo Điều 37, 38, 39, 41 của Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau: 

• Tên mới của công ty cổ phần phải đảm bảo cấu trúc gồm hai thành tố theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp (công ty cổ phần) và tên riêng;
• Trước khi lập hồ sơ thay đổi tên, doanh nghiệp cần tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên không bị trùng lặp, không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký và không vi phạm các quy định cấm;
• Trường hợp thay đổi tên công ty Cổ phần bằng tiếng Việt thì phải đổi lại tên viết bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt;
• Doanh nghiệp không được sử dụng tên mới nếu tên đó trùng với doanh nghiệp khác đang bị treo mã số thuế, tạm ngừng kinh doanh hoặc chưa hoàn tất thủ tục giải thể.

2. Trình tự và hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần: 

2.1. Chuẩn bị hồ sơ: 

Căn cứ Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu sau: 

- Bản sao Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên doanh nghiệp; 

- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên công ty; 

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Thay đổi tên công ty); 

- Nếu người nhận kết quả là người được doanh nghiệp ủy quyền thì phải nộp kèm: 

+ Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tên công ty cổ phần; 

+ Bản sao hợp lệ CCCD hoặc CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền

2.2. Nộp hồ sơ: 

Căn cứ Khoản 1 Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi tên bằng một trong ba hình thức sau: 

- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở;

- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính; 

- Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nhận giấy biên nhận xử lý hồ sơ. 

2.3. Thời gian xử lý: 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ xem xét và giải quyết theo quy trình: 

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận kết quả trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ 
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần bổ sung hoặc chỉnh sửa qua email của người nộp. Sau khi doanh nghiệp hoàn thiện và nộp lại hồ sơ, thời gian xử lý tiếp tục là 03 ngày làm việc. 

2.4. Nhận kết quả:

Doanh nghiệp có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới theo một trong hai phương thức sau: 

2.4.1. Nhận trực tiếp tại phòng ĐKKD: 

- Người nhận mang theo giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

- Nếu người nhận là người được ủy quyền, cần bổ sung thêm:

+ Văn bản ủy quyền

+ Bản sao hợp lệ CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực

2.4.2. Nhận kết quả qua đường bưu điện: 

• Doanh nghiệp liên hệ với Sở kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở để cung cấp thông tin nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính;
• Khi đăng ký nhận qua bưu điện, doanh nghiệp cần cung cấp mã biên nhận, email và xác nhận bằng dãy ký tự do hệ thông cung cấp. 

3. Phí và lệ phí khi đăng ký đổi tên công ty cổ phần: 

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC về biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thanh toán các khoản sau khi thực hiện thủ tục đổi tên:

• Lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/ lần 
• Lệ phí thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần (được miễn nếu thực hiện thủ tục trực tuyến) 

Doanh nghiệp có thể nộp phí trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở kế hoạch và Đầu tư, qua dịch vụ bưu điện hoặc chuyển khoản vào tài khoản của Sở kế hoạch và Đầu tư tại địa phương.

Lưu ý: Nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện, doanh nghiệp cần đính kèm chứng từ xác nhận đã nộp phí, lệ phí để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng quy trình. 

4. Những việc cần thực hiện sau khi đổi tên công ty: 

Sau khi hoàn tất thủ tục đổi tên, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau: 

• Cập nhật thông tin với ngân hàng: Mặc dù theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư, nhưng ngân hàng vẫn yêu cầu mẫu dấu khi mở tài khoản giao dịch. Vì vậy, công ty cần thông báo thay đổi tên với ngân hàng để cập nhật hồ sơ. 
• Chỉnh sửa thông tin trên chữ ký số: Để đảm bảo hoạt động giao dịch điện tử không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tên mới trên chữ ký số. 
• Thông báo với đối tác, khách hàng: Việc đổi tên có thể ảnh hưởng đến các giao dịch, hợp đồng đang thực hiện, do đó, doanh nghiệp cần thông báo sớm để tránh nhầm lẫn hoặc gián đoạn công việc. 

5. Công ty có bị xử phạt nếu không thực hiện thủ tục đổi tên không? 

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp là thông tin quan trọng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi có thay đổi, công ty bắt buộc phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định đổi tên.

Trường hợp doanh nghiệp chậm hoặc không thực hiện thủ tục này, mức phạt sẽ áp dụng theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP như sau:

• Trễ hạn từ 01 – 10 ngày: Bị cảnh cáo.
• Trễ hạn từ 11 – 30 ngày: Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng.
• Trễ hạn từ 31 – 90 ngày: Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng.
• Trễ hạn từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng.
• Không thực hiện thủ tục đổi tên: Phạt từ 20 – 30 triệu đồng.

Để tránh rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có, doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục đổi tên đúng thời hạn theo quy định. 

Trên đây là thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần. Trên thực tế, làm thủ tục có thể sẽ phát sinh nhiều vấn đề khác, do vậy nếu có nhu cầu thuê dịch vụ thực hiện thủ tục này, quý khách hàng vui lòng liên hệ với GPLaw trong thời gian sớm nhất để trao đổi chi tiết hơn.