Quy định quản lý con dấu của doanh nghiệp

Quy định quản lý con dấu của doanh nghiệp

(GPLaw) - Con dấu doanh nghiệp, còn được gọi là mộc hoặc ấn, là một công cụ quan trọng được sử dụng để đóng trên các văn bản, giấy tờ, và hợp đồng của doanh nghiệp. Con dấu thể hiện sự đồng ý và khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu mà nó được sử dụng. Theo quy định pháp luật, việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp cần tuân thủ những yêu cầu nhất định nhằm đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

Khái niệm và vai trò của con dấu doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là một dấu hiệu đặc biệt, với nội dung được thiết kế để không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác đã được thành lập. Hình dạng của con dấu có thể là tròn hoặc vuông, nhưng đều có giá trị pháp lý tương đương. Đặc biệt, con dấu pháp nhân (thường là dấu tròn) là loại con dấu bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp phải sở hữu ngay sau khi thành lập.

Ngoài con dấu pháp nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các loại con dấu khác để phục vụ cho các nhu cầu công việc hàng ngày, chẳng hạn như dấu chức danh, dấu vuông chứa thông tin doanh nghiệp, hoặc các loại dấu xác nhận liên quan đến quản lý tài chính và hàng hóa.

Các loại con dấu doanh nghiệp thông dụng

1. Con dấu pháp nhân

Đây là loại con dấu bắt buộc, được sử dụng xuyên suốt từ khi doanh nghiệp thành lập đến khi giải thể. Nội dung thường bao gồm mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, loại hình doanh nghiệp, và có thể kèm theo logo.

2. Con dấu chức danh

Con dấu này dành riêng cho các cá nhân giữ vai trò quan trọng như chủ tịch, giám đốc, hoặc tổng giám đốc. Nội dung thường bao gồm chức danh và họ tên người sử dụng.

3. Con dấu thông tin doanh nghiệp

Loại con dấu này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiết kiệm thời gian khi xử lý các giao dịch hoặc thư từ, với nội dung thường gồm tên công ty, mã số thuế, và địa chỉ.

4. Con dấu xác nhận

Đây là công cụ hữu ích trong việc quản lý tài chính và hàng hóa. Con dấu thường mang nội dung như "đã thanh toán", "chưa thanh toán", "đã nhập kho", hoặc "đã xuất kho".

Thay đổi về quy định quản lý con dấu theo luật doanh nghiệp 2020

Trước đây, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc con dấu và đăng ký mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (KHĐT). Sau khi được phê duyệt và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia, con dấu mới có giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, quy định này đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp hiện có toàn quyền quyết định về nội dung, hình thức và số lượng con dấu mà không cần thông báo với cơ quan quản lý. Dù vậy, các doanh nghiệp vẫn ưu tiên sử dụng dấu tròn màu đỏ cho con dấu pháp nhân nhằm đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng và bảo quản con dấu

Dù không còn yêu cầu đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp cần lưu ý bảo quản và sử dụng con dấu đúng mục đích. Việc mất mát hoặc làm giả mạo con dấu có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về pháp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều con dấu pháp nhân, nhưng cần áp dụng quy trình quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn.