Một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý về đăng ký địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
(GPLaw) - Trụ sở chính không chỉ là địa điểm hoạt động của doanh nghiệp mà còn đại diện cho hình ảnh và sự hiện diện pháp lý của tổ chức trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước. Việc đăng ký địa chỉ trụ sở chính cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới hành chính, kèm theo các thông tin liên lạc như số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có). Đây là địa chỉ pháp lý chính thức của doanh nghiệp, nơi được ghi nhận trên các giấy tờ pháp lý và là điểm liên hệ chính thức với cơ quan chức năng.
2.1. Địa chỉ rõ ràng, cụ thể
Trụ sở chính phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định bằng địa chỉ cụ thể, bao gồm:
- Số nhà, tên đường
- Tên xã/phường/thị trấn
- Tên huyện/quận/thành phố
- Tên tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương
Ví dụ:
- Địa chỉ cụ thể: 186 Đường Nguyễn Văn Lộng, phường Chánh Mỹ, Thủ Dầu Một, Bình Dương.
- Trụ sở tại tòa nhà: Tầng 7, Tòa nhà SME Hoàng Gia - đường Tô Hiệu, phường Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội.
- Địa chỉ chưa có số nhà: Thôn An Hạ 2, xã An Thượng, huyện Hoài Đức, Hà Nội (phải có giấy xác thực của địa phương).
2.2. Chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính
Doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở, bao gồm:
- Địa điểm sở hữu: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất từ cơ quan nhà nước.
- Địa điểm thuê: Hợp đồng thuê nhà có xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê.
2.3. Không đặt trụ sở tại chung cư, nhà tập thể để ở
Theo quy định, doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở. Tuy nhiên, có thể đặt tại các căn hộ shophouse hoặc officetel có chức năng kinh doanh, nhưng cần có giấy tờ chứng minh phù hợp:
- Quyết định phê duyệt dự án từ cơ quan chức năng.
- Giấy xác nhận của chủ đầu tư hoặc ban quản trị chung cư.
2.4. Treo biển hiệu tại trụ sở
Ngay sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính. Biển hiệu cần tuân thủ quy định của Luật Quảng cáo, bao gồm:
- Tên cơ quan chủ quản (nếu có).
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
2.5. Kích thước biển hiệu:
- Biển ngang: Cao tối đa 2m, dài không vượt chiều ngang mặt tiền.
- Biển dọc: Rộng tối đa 1m, cao tối đa 4m, không vượt chiều cao tầng nhà.
Doanh nghiệp không treo biển hiệu có thể bị phạt từ 30 - 50 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
3. Phù hợp với ngành nghề kinh doanh
Đối với ngành nghề kinh doanh đặc thù, địa chỉ trụ sở cần đáp ứng các điều kiện riêng theo quy định.
Việc lựa chọn và đăng ký địa chỉ trụ sở chính không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn quyết định sự hợp pháp trong mắt cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ các quy định để tránh những rủi ro không đáng có.
