Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty cổ phần.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ nội dung Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể hiểu là chứng từ tổng hợp thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; chứng từ này sẽ được lưu giữ lại dưới dạng điện tử và phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế có thẩm quyền

2. Phân loại hóa đơn điện tử:

Căn cứ vào chức năng, có thể phân loại hóa đơn điện tử thành: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…); Phiếu thu, chứng từ thu cước phí (vận chuyển hàng không, vận tải quốc tế, dịch vụ ngân hàng…).

Ngoài ra, căn cứ vào đơn vị cung cấp, có thể phân loại hóa đơn điện tử thành: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hóa đơn được cấp mã số trước khi công ty gửi cho bên mua) và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (do đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ cấp).

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký hóa đơn điện tử?

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận tiện, công ty cân nhắc ưu tiên đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

• Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số. Chữ ký số phải có hiệu lực khi lập hóa đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
• Đường truyền internet ổn định để thực hiện việc kê khai và phát hành hóa đơn;
• Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm. Doanh nghiệp cần tham vấn các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp về hạ tầng công nghệ để tìm ra phương án đầu tư, sử dụng hiệu quả nhất.

Cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty cổ phần? (Ảnh minh họa)

4. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

4.1. Quy trình thực hiện:

Công ty lập Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế để bằng hình thức online theo các bước sau:

• Truy cập website của Hệ thống Hóa đơn điện tử - Tổng Cục thuế;
• Chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”, điền mã số thuế, mã cơ quan thuế quản lý, tên người nộp thuế, địa chỉ liên hệ, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, điện thoại liên hệ, thư điện tử;
• Chọn “Hình thức hóa đơn” (có phí hoặc miễn phí) mà doanh nghiệp áp dụng;
• Lựa chọn “Hình thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế” và “Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử”;
• Chọn “Loại hóa đơn sử dụng”: Tùy theo nhu cầu sử dụng, công ty có thể chọn loại hóa đơn cho phù hợp, cụ thể:
• Nếu công ty đăng ký kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ: Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng”;
• Nếu công ty đăng ký kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp: Chọn “Hóa đơn bán hàng”.
• Dùng chữ ký số để cập nhật thông tin vào mục Danh sách chứng thư số sử dụng, điền nội dung ngày/tháng/năm và ký tên.

4.2. Thời hạn giải quyết:

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của công ty, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

5. Xử phạt hành chính khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty cổ phần:

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp công ty không sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà bị phát hiện có thể bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, cụ thể: