4 vấn đề cơ bản khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong Công ty cổ phần

Trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện nay, việc quản lý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đóng vai trò quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần. Quyết toán thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một công cụ quản trị nhân sự và tài chính quan trọng. Trong bài viết dưới đây, GPLaw sẽ phân tích 4 vấn đề cơ bản khi tiến hành quyết toán thuế TNCN trong công ty cổ phần.

1. Thế nào là quyết toán thuế TNCN?

Nộp thuế vừa là quyền vừa là nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức đối với Nhà nước. Để hoàn thành quyền và nghĩa vụ tài chính này thì định kỳ, các cá nhân hoặc tổ chức phải thực hiện việc quyết toán thuế.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc xác minh, kiểm tra số liệu về khoản tiền thuế mà cá nhân đó phải trích từ tiền lương, tiền công để nộp cho Ngân sách Nhà nước sau khi đã được giảm trừ những khoản nhất định. Cá nhân có thể tự quyết toán thuế hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp nếu đủ điều kiện.

2. Đối tượng quyết toán thuế TNCN:

Theo nội dung Điểm d, Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, có 3 đối tượng phải tiến hành quyết toán thuế TNCN, cụ thể:

2.1 Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế:

Căn cứ quy định tại Điều 1 Mục I Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, điều kiện thực hiện việc quyết toán thuế đối với cá nhân gồm:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế. Nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày. Nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì năm quyết toán đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
• Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế; thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập; hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân.

Đối với tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán; thì phải chịu trách nhiệm về số thuế thu nhập cá nhân phải nộp thêm; hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

2.2. Tổ chức hoặc cá nhân trả tiền lương, tiền công:

• Doanh nghiệp hoặc cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì phải khai quyết toán thuế TNCN không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không và phải quyết toán thuế TNCN thay cho cá nhân có ủy quyền. Điều đó có nghĩa là, nếu công ty cổ phần đã trả lương cho bất kỳ người lao động nào (kể cả lao động thời vụ đã khấu trừ hoặc chưa khấu trừ thuế TNCN) thì có trách nhiệm kê khai Quyết toán thuế TNCN.
• Trong trường hợp người lao động ủy quyền việc quyết toán thuế cho doanh nghiệp và tiền thuế phải nộp thêm sau quyết toán là từ 50.000 đồng trở xuống thuộc diện được miễn thuế thì doanh nghiệp vẫn kê khai thông tin tại hồ sơ khai quyết toán thuế nhưng không cần tổng hợp số thuế phải nộp thêm đối với các cá nhân đó.
• Ngoài ra, công ty cổ phần có trách nhiệm kê khai thuế theo ủy quyền của người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do:

- Tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc;

- Tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống.

2.3. Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân:

Cá nhân có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

- Trường hợp 1. Cá nhân đã ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và tại thời điểm quyết toán thuế TNCN, cá nhân này vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp đó (kể cả trường hợp không là làm việc đủ 12 tháng trong năm).

Ví dụ: Từ tháng 4/2021, nhân viên X chỉ ký 01 hợp đồng lao động trên 3 tháng tại công ty cổ phần ABC. Cho đến ngày 31/3/2022 (thời điểm quyết toán thuế TNCN của năm 2021), nhân viên X vẫn đang làm việc tại đây nên X có thể ủy quyền quyết toán thuế đối với phần thu nhập do công ty ABC trả từ tháng 4/2021.

- Trường hợp 2: Cá nhân có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, cụ thể: Một nguồn thu là tư việc ký hợp đồng lao động 3 tháng trở lên tại một công ty mà đền thời điểm quyết toán thuế TNCN vẫn đang làm việc. Ngoài ra, cá nhân này còn có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác với bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Ví dụ: Từ tháng 4/2021, nhân viên X ký hợp đồng lao động trên 3 tháng tại công ty cổ phần ABC và ký hợp đồng khoán việc với công ty TNHH 1 thành viên FGH với mức lương 6 triệu đồng (công ty FGH đã khấu trừ 10%).

Cho đến ngày 31/3/2022 (thời điểm quyết toán thuế TNCN của năm 2021), nhân viên X vẫn đang làm việc tại công ty ABC và không cần quyết toán thuế phần thu nhập vãng lai 6 triệu nêu trên.

Do vậy, nhân viên X được phép ủy quyền quyết toán thuế TNCN tại công ty ABC (đối với phần thu nhập do ABC chi trả từ tháng 4/2021). Đối với phần thu nhập vãng lai, nhân viên A có thể yêu cầu công ty ABC và công ty FGH cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

- Trường hợp 3. Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do:

• Tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống.

Trong trường hợp này, cá nhân nộp thuế TNDN được ủy quyền việc quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Lưu ý:

Đối với doanh nghiệp đã quyết toán thuế cho cá nhân trước khi phát hiện ra người đó thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế thì công ty không cần điều chỉnh lại quyết toán thuế mà chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung như sau: “Công ty … đã quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục …” để cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN trong công ty cổ phần:

Căn cứ Khoản 1 Điều 1 Mục IV Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, cá nhân cần kê khai quyết toán thuế TNDN với các giấy tờ sau:

• Tờ khai tuyết toán thuế thu nhập cá nhân;
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc;
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế do đơn vị trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp (Cá nhân cần ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào).
• Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
• Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
• Bản sao (chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Lưu ý:

• Trong trường hợp công ty trả thu nhập cho cá nhân không cấp được chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế tự xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế thông qua cơ sở dữ liệu của mình.
• Trường hợp doanh nghiệp hoặc cá nhân trả thu nhập dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế có thể tự in từ chứng từ gốc do doanh nghiệp hoặc cá nhân đó gửi cho cá nhân nộp thuế.

4. Thời hạn nộp hồ sơ:

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019:

“2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế…”

Như vậy, cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN phải nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 30/4 còn hạn cuối để doanh nghiệp quyết toán là ngày 31/3.

Trên đây là 4 nội dung căn bản về quyết toán thuế TNCN trong công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc hoặc có câu hỏi phát sinh ngoài nội dung bài viết, quý khách hàng vui lòng liên hệ với GPLaw để được tư vấn và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.