Tuân thủ pháp luật về tài chính, thuế & kế toán

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, việc tuân thủ pháp luật về tài chính, thuế và kế toán đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh ngay từ những ngày đầu hoạt động. Để hiểu rõ hơn, GPLaw mời Quý bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây:

1. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh:1.1. Mở và sử dụng tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật về quản lý ngoại hối:

Một trong những việc mà doanh nghiệp cần làm sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đó là mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp mình để thực hiện các giao dịch thanh toán bằng chuyển khoản và nộp thuế điện tử. Để tiến hành mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần liên hệ với các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam.

Đối với mỗi ngân hàng sẽ có những quy định về thủ tục đăng ký khác nhau đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung hồ sơ mở tài khoản ngân hàng đối với doanh nghiệp bao gồm những văn bản, giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài);
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng/ người phụ trách kế toán;
• Bản sao Thẻ căn cước/ CMND/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp;
• Bản sao Giấy chứng nhận mẫu dấu.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có hoạt động đầu tư vào Việt Nam, pháp luật Việt Nam quy định mọi giao dịch liên quan hoạt động đầu tư trực tiếp và gián tiếp của nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải được thực hiện thông qua một tài khoản vốn đầu tư được mở tại một ngân hàng được phép (bao gồm ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được kinh doanh, cung ứng dịch vụ ngoại hối theo quy định của pháp luật). Từ thời điểm mở và trong suốt quá trình sử dụng tài khoản, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

a. Nguyên tắc mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp:

- Phải mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp bằng ngoại tệ tại 01 (một) ngân hàng được phép để thực hiện các giao dịch thu, chi hợp pháp bằng ngoại tệ liên quan đến hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam;

- Tương ứng với loại ngoại tệ thực hiện góp vốn đầu tư, chỉ được mở 01 (một) tài khoản vốn đầu tư trực tiếp bằng loại ngoại tệ đó tại 01 (một) ngân hàng được phép;

- Trường hợp thực hiện đầu tư bằng đồng Việt Nam, được mở 01 (một) tài khoản vốn đầu tư trực tiếp bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng được phép nơi đã mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp bằng ngoại tệ để thực hiện các giao dịch thu, chi hợp pháp bằng đồng Việt Nam liên quan đến hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam.

b. Nguyên tắc sử dụng tài khoản vốn đầu tư trực tiếp

Tài khoản vốn đầu tư trực tiếp được sử dụng để thực hiện các giao dịch thu, chi sau đây:

– Các giao dịch thu:

• Thu tiền góp vốn đầu tư trực tiếp bằng ngoại tệ của nhà đầu tư nước ngoài, nhà đầu tư Việt Nam trong doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài;

• Thu tiền thanh toán giá trị chuyển nhượng vốn đầu tư, dự án đầu tư;

• Thu từ tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ mở tại ngân hàng được phép của chính doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài;

• Thu chuyển đổi ngoại tệ để thực hiện góp vốn đầu tư trong trường hợp đồng tiền góp vốn khác với đồng tiền của tài khoản vốn đầu tư trực tiếp đã mở;

• Thu tiền thặng dư vốn cổ phần từ việc phát hành thêm cổ phần mới để tăng vốn điều lệ tại doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài;

• Các khoản thu liên quan đến khoản vay nước ngoài của doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài theo quy định của pháp luật về vay, trả nợ nước ngoài của doanh nghiệp, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 06/2019/TT-NHNN;

• Các khoản thu hợp pháp khác bằng ngoại tệ liên quan đến hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam.

– Các giao dịch chi:

• Chi sang tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ mở tại ngân hàng được phép của chính doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài để thực hiện hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam; 

• Chi bán ngoại tệ cho tổ chức tín dụng được phép để chuyển vào tài khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam của chính doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài;

• Chi tiền thanh toán giá trị chuyển nhượng vốn đầu tư, dự án đầu tư cho bên chuyển nhượng ở nước ngoài hoặc chi bán ngoại tệ để thanh toán giá trị chuyển nhượng vốn đầu tư, dự án đầu tư cho bên chuyển nhượng tại Việt Nam bằng đồng Việt Nam theo quy định pháp luật;

• Chi chuyển lợi nhuận và các nguồn thu hợp pháp bằng ngoại tệ từ hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam của nhà đầu tư nước ngoài ra nước ngoài;

• Chi chuyển vốn đầu tư trực tiếp bằng ngoại tệ của nhà đầu tư nước ngoài ra nước ngoài trong trường hợp giảm vốn đầu tư, kết thúc, thanh lý, chấm dứt hoạt động của dự án đầu tư theo quy định của pháp luật về đầu tư;

• Chi chuyển đổi ngoại tệ để thực hiện chuyển vốn, lợi nhuận và nguồn thu hợp pháp từ hoạt động đầu tư trực tiếp ra nước ngoài trong trường hợp đồng tiền chuyển vốn, lợi nhuận và nguồn thu hợp pháp ra nước ngoài khác với đồng tiền của tài khoản vốn đầu tư trực tiếp đã mở;

• Các khoản chi liên quan đến khoản vay nước ngoài bằng ngoại tệ của doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài theo quy định của pháp luật về vay, trả nợ nước ngoài của doanh nghiệp, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 06/2019/TT-NHNN;

• Các khoản chi hợp pháp khác bằng ngoại tệ liên quan đến hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam.

1.2. Thông báo về việc mở tài khoản:

Sau khi có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh về việc mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mình. Việc thông báo này phải thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có tài khoản ngân hàng. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Giấy đề nghị mở tài khoản ngân hàng;
• Giấy ủy quyền hoặc Giấy giới thiệu người đi làm thủ tục;
• Bản sao chứng thực Thẻ căn cước/ CMND/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.

2. Đăng ký chữ ký số:

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp. Các văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp có hiệu lực pháp lý như văn bản được in ra, ký tên và đóng dấu của chính doanh nghiệp đó.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có đóng dấu của doanh nghiệp thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.

Để mua chữ ký số doanh nghiệp có thể liên hệ, đăng ký sử dụng với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Để làm thủ tục đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao chứng thực Thẻ căn cước/ CMND/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Đăng ký chữ ký số (ảnh sưu tầm)

3. Kê khai và nộp lệ phí môn bài:

Doanh nghiệp thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới) sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12).

Trong thời gian miễn lệ phí môn bài nêu trên, nếu doanh nghiệp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cũng được miễn lệ phí môn bài trong thời gian đó.

Việc khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải được thực hiện trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm doanh nghiệp mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập.

Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (sau đây gọi chung là Đơn vị phụ thuộc) ở cùng địa phương cấp tỉnh thì doanh nghiệp thực hiện khai, nộp lệ phí môn bài cho các Đơn vị phụ thuộc đó với cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có Đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì các Đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với cơ quan thuế quản lý trực tiếp mình.

Hồ sơ khai lệ phí môn bài là Tờ khai lệ phí môn bài theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP.

4. Đăng ký thuế lần đầu:

4.1.Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu

Nếu doanh nghiệp đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp thì địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế là địa điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Nếu doanh nghiệp đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế là tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp có trụ sở.

4.2. Thời hạn đăng ký thuế lần đầu

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp thì thời hạn đăng ký thuế là thời hạn đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

5. Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng:

Có 02 phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi tắt là ‘‘GTGT’’) đó là:

• Phương pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng, bao gồm: tính bằng GTGT nhân với thuế suất thuế GTGT (chỉ áp dụng với hoạt động mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý) và tính bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu;

• Phương pháp khấu trừ thuế.

(Ảnh sưu tầm)

Các doanh nghiệp mới thành lập thuộc đối tượng áp dụng phương pháp trực tiếp tính bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu. Tuy nhiên, nếu thuộc các trường hợp sau đây thì doanh nghiệp có thể tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế:

• Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

• Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.

Có 02 kỳ khai thuế GTGT là theo tháng và theo quý. Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 151/2014/TT-BTC, trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc khai thuế GTGT được thực hiện theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay theo quý.

Ví dụ: Doanh nghiệp A bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 01/2020 thì năm 2020 doanh nghiệp A thực hiện khai thuế GTGT theo quý. Doanh nghiệp căn cứ vào doanh thu của năm 2020 (đủ 12 tháng của năm dương lịch) để xác định năm 2021 thực hiện khai thuế theo tháng hay theo quý.

6. Áp dụng hóa đơn:

Đối với những doanh nghiệp được thành lập trong khoảng thời gian từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, nếu cơ quan thuế có thông báo doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trong trường hợp, cơ quan thuế có thông báo mà doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì doanh nghiệp vẫn được đăng ký phát hành hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, nhưng doanh nghiệp mới phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Nếu cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế (nếu thuộc trường hợp mua hóa đơn) và thực hiện các thủ tục hành chính về hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.

7. Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán:

Theo quy định của Luật Kế toán năm 2015, doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam có lập báo cáo tài chính được gọi là đơn vị kế toán.

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán của mình (Phòng/Ban Kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán,..)

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng (trừ các doanh nghiệp siêu nhỏ). Trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định. Thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau thời gian này đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng.