Tuân thủ pháp luật về đầu tư, doanh nghiệp

Tuân thủ pháp luật ngay từ khi mới thành lập giúp doanh nghiệp được vận hành một cách hiệu quả, tránh được những rủi ro pháp lý. Do đó, nếu Quý Khách hàng sử dụng dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp hoặc dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên tại GPLaw sẽ luôn được Chúng tôi tư vấn một cách đầy đủ, toàn diện ngay từ khi mới thành lập.

1. Đảm bảo thời hạn góp vốn theo đúng tiến độ và lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông (Đối với Công ty TNHH 2 thành viên, Công ty cổ phần):

Sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty/ thành viên công ty/ cổ đông của công ty là phải đảm bảo góp vốn điều lệ theo đúng cam kết và nội dung đã đăng ký. Việc góp vốn phải đảm bảo được thực hiện đúng thời hạn theo quy định của pháp luật, cụ thể như sau:                                         

Doanh nghiệp phải lập sổ đăng ký thành viên (đối với công ty TNHH), sổ đăng ký cổ đông (đối với công ty cổ phần) ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và lưu trữ tại trụ sở chính doanh nghiệp hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán đối với sổ đăng ký cổ đông (đối với công ty đại chúng).

2. Tuân thủ pháp luật về việc đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh:

Theo quy định, những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh có điều kiện thì trước và trong quá trình triển khai hoạt động đầu tư kinh doanh đó, doanh nghiệp phải đáp ứng và duy trì việc đáp ứng những điều kiện đầu tư kinh doanh mà pháp luật quy định. Quý bạn đọc lưu ý rằng, những ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đăng ký tại thời điểm thành lập với Phòng đăng ký kinh doanh chỉ mang tính chất là “đăng ký hoạt động” để cơ quan nhà nước ghi nhận thông tin doanh nghiệp vào hệ thống thông tin quốc gia. Sự ghi nhận này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó đã được chứng nhận đủ điều kiện hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Hình thức phổ biến nhất mà chúng ta thường thấy đối với điều kiện đầu tư kinh doanh đó là giấy phép/ giấy chứng nhận đủ điều kiện.

Việc đáp ứng điều kiện đầu tư kinh doanh có ý nghĩa quan trọng bởi lẽ nó thể hiện trách nhiệm tuân thủ pháp luật của mỗi doanh nghiệp cũng như tạo sự tin tưởng cho khách hàng, đối tác của công ty đó. Bên cạnh đó, việc đảm bảo đáp ứng và duy trì những điều kiện đầu tư kinh doanh nói trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý (bị xử phạt vi phạm hành chính, bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh) và đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Liên quan đến rủi ro khi xảy ra tranh chấp kinh doanh – thương mại, GPLaw lưu ý với quý bạn đọc rằng hành vi “kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện khi chưa đủ các điều kiện kinh doanh theo quy định của Luật đầu tư hoặc không bảo đảm duy trì đủ điều kiện kinh doanh trong quá trình hoạt động” bị coi là một trong những hành vi bị “nghiêm cấm” theo quy định tại Khoản 17.6 Luật doanh nghiệp 2014. Bởi vậy, trường hợp doanh nghiệp cố tình tiến hành các hoạt động đầu tư kinh doanh khi chưa đáp ứng điều kiện luật định hoặc không đảm bảo duy trì những điều kiện luật định thì sẽ dẫn đến rủi ro pháp lý là mọi hợp đồng, giao dịch với đối tác/ khách hàng trong phạm vi ngành nghề đầu tư kinh doanh đó đều có nguy cơ bị tuyên vô hiệu do “vi phạm điều cấm” (Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015).

3. Đảm bảo chế độ báo cáo (áp dụng với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài):

Hàng tháng, hàng quý, hàng năm, nhà đầu tư, tổ chức kinh tế thực hiện dự án đầu tư phải thực hiện chế độ báo cáo với cơ quan đăng ký đầu tư và cơ quan thống kê trên địa bàn về tình hình thực hiện dự án đầu tư với các nội dung cụ thể như sau:

4. Quy định pháp luật liên quan đến con dấu pháp nhân:

Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu biểu thị cho giá trị pháp lý của mỗi văn bản mà công ty ban hành. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, báo cáo nhằm khẳng định và đảm bảo độ tin cậy cũng như sự chính xác (về thẩm quyền ban hành) của những văn bản đó. Do vậy, trước khi đi vào hoạt động, mỗi doanh nghiệp cần phải có mẫu con dấu riêng. Doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị khắc dấu để làm con dấu cho doanh nghiệp mình.

4.1. Về giá trị pháp lý của con dấu:

Theo quy định tại Khoản 44.4 – Luật Doanh nghiệp 2014, Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Như vậy, khi pháp luật có quy định rõ ràng về việc sử dụng con dấu hoặc những giao dịch mà các bên đã thoả thuận việc sử dụng con dấu là bắt buộc thì việc đóng dấu sẽ là bắt buộc nhằm đảm bảo giá trị pháp lý cho các văn bản liên quan.

4.2. Số lượng con dấu và quản lý việc sử dụng con dấu:

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp, GPLaw thường tìm hiểu kỹ nhu cầu của Khách hàng để từ đó tư vấn cho Khách hàng số lượng cũng như cách thức quản lý con dấu. Chẳng hạn, đa số những doanh nghiệp FDI (100% vốn đầu tư nước ngoài) thường mong muốn có ít nhất hai con dấu để đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình ra quyết định của công ty mẹ từ nước ngoài. Theo đó, một con dấu sẽ được giữ tại trụ sở chính của Công ty và con dấu còn lại sẽ được quản lý và giữ bởi công ty mẹ tại nước ngoài.

4.3. Thông báo mẫu dấu:

Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp bao gồm:

- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (Phụ lục II – 8 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT);

- Giấy ủy quyền cho tổ chức/ cá nhân thực hiện thủ tục.

5. Treo biển hiệu tại doanh nghiệp:

5.1. Nội dung biển hiệu:

Doanh nghiệp bắt buộc phải làm biển hiệu cho mình trong đó có ghi những thông tin sau:

- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

- Tên gọi đầy đủ bằng chữ Việt Nam đúng với quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp;

- Loại hình doanh nghiệp hoặc hợp tác xã;

- Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chính (đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ);

- Địa chỉ giao dịch, số điện thoại (nếu có);

- Trên biển hiệu được thể hiện biểu tượng (logo) đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.

5.2. Mỹ quan, chữ viết biển hiệu:

Biển hiệu phải đảm bảo mỹ quan, phải viết bằng chữ Việt Nam; trường hợp muốn thể hiện tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế, tên, chữ nước ngoài phải ghi ở phía dưới, kích thước nhỏ hơn chữ Việt Nam.

5.3. Vị trí, kích thước biển hiệu:

Biển hiệu chỉ được viết, đặt sát cổng, hoặc mặt trước của trụ sở hoặc nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân; mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được viết, đặt một biển hiệu tại cổng; tại trụ sở hoặc nơi kinh doanh độc lập với tổ chức, cá nhân khác chỉ viết, đặt một biển hiệu ngang và không quá hai biển hiệu dọc.

Ví trị lắp biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

Biển hiệu gắn tại trụ sở chính của doanh nghiệp, có thể làm dưới dạng ngang hoặc dọc, với giới hạn kích thước như sau:

- Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;

- Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.